Um Programa de Compliance vai além de simplesmente cumprir leis e regulamentos. Ele procura garantir que uma organização e seus colaboradores sigam padrões éticos elevados. No ambiente corporativo, compliance significa estar em conformidade com normas legais, políticas internas e diretrizes externas, promovendo um comportamento alinhado com os valores da empresa e a legislação vigente.
Para entender melhor a função de um Programa de Compliance, é importante analisar as diretrizes e estruturas que o sustentam, garantindo que ele não apenas previna comportamentos inadequados, mas também promova uma cultura ética forte dentro da organização. A seguir, vamos explorar detalhadamente as sete funções essenciais que um Programa de Compliance eficaz deve cumprir, destacando a importância de cada uma delas para o sucesso e a integridade da empresa.
Entendendo o que são os Programas de Compliance
O Compliance trata do cumprimento de leis, regulamentos, políticas e diretrizes, tanto dentro quanto fora de uma organização. No ambiente corporativo, busca garantir que a empresa e seus funcionários sigam certos padrões éticos definidos a partir da legislação e em regimentos estabelecidos pela empresa.
Como explica Muel Kaptein em “The Effectiveness of Ethics Programs: The Role of Scope, Composition and Sequence”, podemos entender o Programa de Compliance “como o sistema de controle organizacional formal criado para impedir o comportamento antiético”.
Isso significa que o objetivo do Programa de Compliance é influenciar um comportamento ético e para entender a sua “função”, precisamos compreender as diretrizes e estruturas que esse sistema assume para atingir esse objetivo.
Qual a função de um Programa de Compliance?
Ao estruturar, manter ou reconstruir um programa de conformidade, é importante considerar os processos internos, o escopo e os componentes que farão parte dessa estrutura.
Um Programa de Compliance efetivo cumpre 7 funções:
- Oferecer clareza aos funcionários em relação ao comportamento ético e antiético;
- Demonstrar um comportamento exemplar por parte da gerência;
- Fornecer os recursos necessários para que os funcionários se comportem de forma ética;
- Promover um compromisso com o comportamento ético entre os funcionários;
- Aumentar a transparência em torno do comportamento (anti)ético dos funcionários;
- Criar abertura na discussão de questões éticas;
- Reforçar o comportamento ético dos funcionários.
Entenda melhor cada uma delas:
Oferecer clareza aos funcionários em relação ao comportamento ético e antiético
Um programa de ética tem como um de seus objetivos orientar os funcionários sobre o que é considerado comportamento ético e antiético. Para evitar condutas inadequadas, é fundamental deixar claro o que não deve ser feito. No entanto, esse processo pode ser complicado, pois envolve diversos aspectos, como a idade dos colaboradores, os recursos disponíveis para treinamentos e a natureza do trabalho.
O intuito é oferecer um guia para lidar com dilemas éticos de maneira eficaz. Por exemplo, a empresa pode elaborar um código de conduta detalhado e promover treinamentos frequentes para garantir que todos compreendam as expectativas e as normas éticas.
Demonstrar um comportamento exemplar por parte da gerência
Outra função de um programa de ética é mostrar um comportamento exemplar por parte da gerência. A liderança da empresa tem a responsabilidade de reduzir o comportamento antiético por dois motivos principais:
(a) o padrão ético dos líderes serve como exemplo para os funcionários, que são influenciados a adotar o programa de ética ao ver o compromisso formal da gerência;
(b) quanto mais engajados estiverem os responsáveis pelo orçamento, mais recursos um programa de conformidade tende a receber.
Por exemplo, os líderes podem participar ativamente de iniciativas de ética e compliance, demonstrando seu compromisso por meio de suas ações diárias.
Fornecer os recursos necessários para que os funcionários se comportem de forma ética
Um programa de ética deve fornecer os recursos necessários para que os funcionários ajam de maneira ética. A falta de recursos pode levar a comportamentos antiéticos.
Recursos incluem tempo, orçamento, equipamentos, informações e autoridade. Por exemplo, se os funcionários não têm informações sobre como denunciar condutas antiéticas, tempo para fazê-lo ou ferramentas adequadas, o risco de comportamento antiético aumenta.
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Promover um compromisso com o comportamento ético entre os funcionários
É fundamental que um programa motive os colaboradores a agirem de maneira ética. Quando a moral está baixa, surgem desconfiança e insatisfação no ambiente de trabalho, o que pode resultar em condutas antiéticas na empresa.
Uma forma de combater isso é através da implementação de programas de reconhecimento e recompensa para os funcionários que demonstrarem comportamento ético de forma consistente.
Aumentar a transparência em torno do comportamento (anti)ético dos funcionários
Uma das funções de um programa de ética é tornar mais claro o comportamento antiético e ético dos funcionários. Isso significa que as ações (anti)éticas e suas consequências devem ser visíveis para aqueles que podem tomar medidas a respeito.
A auditoria e o monitoramento de comportamentos antiéticos são recursos importantes, mas é preciso discutir o quanto os relatórios e conclusões das investigações devem ser mantidos em sigilo. Por exemplo, a divulgação de relatórios anuais de conformidade que incluam informações sobre violações éticas e as medidas adotadas pode ser um bom exemplo de transparência.
Criar abertura na discussão de questões éticas
Um programa deve ser criado para promover a discussão de questões éticas. É fundamental desenvolver debates éticos para criar um ambiente que rejeite comportamentos antiéticos no departamento ou empresa. Treinamentos regulares e canais de denúncia são essenciais para isso..
Reforçar o comportamento ético dos funcionários
Por fim, o Programa de Compliance também tem a função de incentivar o comportamento ético dos funcionários. Isso é feito por meio da implementação de processos disciplinares, políticas de responsabilização e recompensa. É importante que o programa seja eficaz, para não passar a mensagem de que não é levado a sério. Por exemplo, podem ser promovidas ações recorrentes de esclarecimentos sobre pontos específicos da política de compliance.
A tomada de decisão para implementação de um programa de conformidade envolve elementos de diferentes tipos. Ao estabelecer diretrizes, formalizá-las e tê-las sempre como parâmetro, a tendência é caminhar para uma efetivação dos demais elementos e a construção de uma cultura ética.
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Conheça mais sobre as tendências de Compliance
Um Programa de Compliance eficaz é fundamental para garantir que uma organização e seus colaboradores sigam padrões éticos elevados, promovendo um ambiente de conformidade com normas legais e diretrizes internas.
Ao estabelecer diretrizes claras e estruturas robustas, o Programa de Compliance não só previne comportamentos inadequados, mas também fortalece a cultura ética da empresa. Cada uma das sete funções essenciais discutidas contribui significativamente para o sucesso e a integridade da organização.
Em abril e maio de 2023, a Aliant e Protiviti realizaram a primeira Pesquisa Nacional sobre as Necessidades e Tendências do Compliance no Brasil. O estudo permitiu que líderes identificassem os principais desafios, características e tendências em compliance para os próximos anos. A pesquisa revelou informações importantes sobre a operação, estrutura, dimensão e recursos disponíveis para a área de compliance nas organizações.
Entre os destaques, 71% dos participantes afirmaram utilizar tecnologias ou ferramentas automatizadas para gerenciar seus programas de compliance, destacando a automação dos controles como um benefício significativo. A conscientização e o apoio da alta liderança foram considerados cruciais para a eficácia do Programa de Compliance.
A pesquisa alertou para o risco da adoção precipitada de novas tecnologias, devido à “neomania” e ao FOMO (medo de ficar de fora). Em relação aos recursos, 66% dos participantes mencionaram que seus orçamentos estavam estáveis, mas 48% consideraram esses recursos insuficientes para atender às demandas da área.
Para obter mais informações sobre as tendências de compliance e explorar essas questões em detalhes, confira nosso estudo completo sobre “Tendências de Compliance” clicando na imagem abaixo. Este estudo oferece insights valiosos e orientações práticas para aprimorar seu programa de conformidade.
Referências
MACLEAN, T. L.; BEHMAN, M. The dangers of decoupling: The relationship between compliance programs, legitimacy perceptions, and institutionalized misconduct. Academy of Management Journal, 2010, 53, 1499–1520. Citado por Kaptein (2015)
Schweitzer, M. E. et. al. Goal setting as a motivator of unethical behavior. Academy of Management Journal, 2004, 47, 422–432; e TREVIÑO, L. K. Ethical decision making in organizations: A person-situation interactionist model. Academy of Management Review, 1986, 11, 601–617. Ambos citados por Kaptein (2015)
DEUTSCH SALAMON, S.; ROBINSON, S. L. Trust that binds: The impact of collective felt trust on organizational performance. Journal of Applied Psychology, 2008, 93, 593–601; e GREENBERG, J. The STEAL motive: Managing the social determinants of employee theft. 1997. In R. A. Giacalone & J. Greenberg (Eds.), Antisocial behavior in organizations (pp. 85–108). Ambos citados por Kaptein (2015).
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