Como funciona o Monitoramento de Comunicações Corporativas?

O Monitoramento Corporativo de Comunicações é uma prática estratégica que utiliza tecnologias avançadas para analisar trocas internas de e-mails e outros tipos de dados estruturados e não estruturados.

Esse recurso é essencial para garantir conformidade com as políticas corporativas, além de prevenir incidentes como vazamento de informações e comportamentos antiéticos.

Empresas que não implementam o monitoramento de comunicações correm o risco de expor suas operações a fraudes, assédio e outros danos que podem comprometer a integridade da organização. Portanto, conhecer e adotar essa prática se torna vital para manter a segurança da informação e mitigar riscos internos.

O que é Monitoramento de Comunicações?

O monitoramento de comunicações é uma solução tecnológica que identifica riscos potenciais nas interações internas da empresa. Com base em regras personalizadas, a ferramenta pode detectar palavras-chave, frases suspeitas e outras formas de conteúdo que não estão em conformidade com as políticas da empresa. O objetivo é prevenir incidentes que possam comprometer a integridade da organização, como fraudes, vazamentos de dados e assédio.

Essa ferramenta oferece uma visão ampla das interações internas, analisando tanto dados estruturados quanto não estruturados, como mensagens e anexos. Isso permite uma abordagem proativa, essencial para antecipar tendências que possam representar riscos para a segurança da empresa.

Por que adotar o Monitoramento de Comunicações?

O monitoramento corporativo de comunicações é especialmente necessário para empresas que lidam com grandes volumes de informações sensíveis ou confidenciais. Salvo exceções, todas as empresas com um programa de compliance robusto devem considerar essa prática. Algumas situações em que a adoção do monitoramento é crucial incluem:

• Na comunicação interna: Empresas que operam com dados confidenciais, como informações financeiras ou estratégicas, precisam garantir que seus colaboradores sigam as normas de segurança da informação. A adoção do monitoramento ajuda a detectar qualquer desvio dessas regras e a proteger a organização.
• Prevenção de riscos: O impacto de um vazamento de informações ou de uma fraude pode ser devastador para a reputação da empresa. O monitoramento permite que a organização se antecipe a esses riscos e adote medidas preventivas.
• Ambientes de alto risco: Empresas sujeitas a frequentes ataques cibernéticos, especialmente no Brasil, que é um dos países com maior número de ataques digitais no mundo, precisam monitorar suas comunicações para evitar brechas que possam ser exploradas por criminosos.

Quais empresas precisam adotar o monitoramento de comunicações?

Dois tipos de empresas devem adotar as práticas de monitoramento de comunicações corporativas: aquelas que desejem construir um programa de compliance eficaz e aquelas que, mesmo sem a intenção de estruturar um programa, estão sujeitas aos riscos cibernéticos.

Para a primeira categoria, é importante compreendermos que um programa de ética é um sistema de controle adotado para criar uma cultura ética e promover o comportamento ético dos colaboradores de uma organização. Entre suas etapas, que envolvem código de ética, treinamentos e canal de denúncias, também existem ferramentas de fiscalização e aprimoramento, como a auditoria e o monitoramento.

Segundo pesquisa, entre as companhias que possuem um programa de integridade, o monitoramento constitui segundo componente menos adotado (cerca de 48% das vezes), atrás somente de Políticas de Incentivo (28%). O Código de Ética, componente mais adotado, aparece em 81,62% das organizações, por exemplo.

A ausência de ferramenta para fiscalização de comunicações e trocas de informações expõe a companhia aos riscos de prejudicar todos os demais esforços pró-ética, além de não passar uma mensagem correta para funcionários e terceiros envolvidos.

Um segundo ponto envolve a prevenção aos ataques cibernéticos e promoção da cibersegurança. Em relatório da Internal Audit Foundation com os principais tendencias em risco para Auditores Internos em 2025, a Cibersegurança e segurança de dados continua como principal risco no ano atual e principal risco nos próximos três anos.

Na América Latina, a Cibersegurança foi identificada como sendo o principal risco que as organizações enfrentam em todos os setores analisados pelo estudo:

Como são apresentados os resultados do Monitoramento Corporativo de Comunicações?

Os resultados do monitoramento de comunicações são apresentados por meio de relatórios detalhados que avaliam os incidentes ocorridos e os classificam em uma matriz de riscos. Essa matriz ajuda a definir os níveis de gravidade de cada incidente, categorizando-os como de baixo, médio, alto ou crítico, dependendo do impacto potencial na organização.

A matriz também considera fatores como o volume de informações comprometidas e a natureza do incidente. Situações de alta gravidade incluem vazamento de dados sensíveis, assédio ou fraudes, que podem resultar em danos financeiros e de reputação para a empresa.

Além de fornecer uma visão clara dos riscos, o monitoramento permite que a empresa tome ações imediatas para mitigar os incidentes identificados, fortalecendo a segurança e a conformidade interna.

Monitoramento implementado em comunicações contínuas

Uma das principais vantagens do monitoramento de comunicações é que ele não se limita à detecção pontual de comportamentos inadequados. A prática permite uma análise contínua das interações entre colaboradores, possibilitando a identificação de padrões que indiquem riscos emergentes. Eventualmente, isso possibilita que a empresa se antecipe a crises e implemente medidas preventivas que garantam a integridade de suas operações.

O monitoramento corporativo de comunicações atua como um mecanismo estratégico que protege a organização e fortalece a cultura ética, evitando que riscos internos ou externos prejudiquem sua operação.

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