A diligência pode ser entendida como o processo em que as empresas realizam pesquisas para avaliar a integridade de seus parceiros, fornecedores ou colaboradores. Ela pode ser feita de forma prévia, antes da concretização de uma negociação, o que poderia ser denominado como due diligence.
Neste artigo, entenda melhor o que é a prática da diligência e due diligence, como ela é feita, e a diferença em realizar uma investigação.
O que é uma diligência?
A diligência, em seu contexto corporativo, é o processo pelo qual uma empresa investiga potenciais parceiros comerciais, novos colaboradores ou fornecedores. Esta pesquisa é conduzida para assegurar que a organização esteja alinhada com parceiros que compartilham de seus valores éticos e profissionais. Traduzindo-se do cuidado ativo e empenho, a diligência é uma demonstração de comprometimento com a integridade e a ética no ambiente de negócios.
No dicionário, a palavra diligência quer dizer ter cuidado ativo, empenho em fazer alguma coisa. Uma investigação oficial fora da delegacia, pesquisa. Isto é, significa buscar conhecer mais sobre alguém ou algo, de forma oficial, mas sem necessariamente estar envolvido em alguma estrutura institucional.
O objetivo dessa verificação é adotar uma linha ética de atuação que seja cumprida de maneira integral e realmente levada à sério dentro da organização. Ter esse cuidado é uma das formas pelas quais a empresa pode demonstrar o seu compromisso com o seu programa de integridade.
O que é due diligence ou diligência prévia?
A due diligence, ou diligência prévia, é uma etapa crucial antes de qualquer negociação ou contratação, servindo como um mecanismo de verificação das informações apresentadas por terceiros. Este processo não só avalia a compatibilidade ética dos envolvidos, como também é decisivo na continuidade das transações comerciais, assegurando que as relações empresariais estejam em conformidade com os valores e a ética da organização.
O empenho para se tornar uma empresa ética de fato também deve considerar os parceiros e as contratações firmados por ela. Uma organização que firma relações comerciais com outras investigadas por corrupção, por exemplo, pode ter a sua integridade questionada por causa dessa associação. O mesmo pode acontecer com um colaborador que não compartilha os seus valores.
Também chamada d diligência contínua, tem como objetivo analisar o passado desses possíveis parceiros, suas escolhas, relações comerciais e o que mais seja relevante de maneira prévia, tomando as descobertas como parte importante da decisão de prosseguir ou não com a operação. Ela é a possibilidade de verificar se determinada relação de fato faz sentido para a empresa, considerando a sua visão de ética e integridade.
Como é feito o processo de diligência?
Hoje, a diligência é amplamente auxiliada pela tecnologia para uma busca automatizada e eficiente em diversas fontes de dados. Esta modernização permite uma análise mais abrangente e detalhada, facilitando a identificação de informações relevantes e potenciais riscos associados a decisões e acordos comerciais.
A análise de informações pode ser feita a partir de meios como:
- web crawlers, que são robôs rastreadores que cumprem a função de realizar a varredura em sites ou em bancos de dados digitais;
- API’s, Application Programming Interface: mecanismos que permitem que dois componentes de software se comuniquem usando um conjunto de definições e protocolos
Nessa análise, podem ser levantadas informações como o histórico de processos judiciais e administrativos, registros públicos, notícias, casos emblemáticos, dentre outros.
Qual o objetivo da diligência?
O principal objetivo da diligência é mitigar os riscos associados a decisões empresariais, promovendo uma cultura de integridade e compliance. Por meio de uma avaliação de riscos cuidadosa e a combinação de diligências prévias e contínuas, as empresas podem assegurar que suas relações comerciais sejam sustentáveis e éticas, minimizando possíveis repercussões negativas.
A avaliação de riscos faz referência ao estágio em que a empresa se encontra, buscando identificar o nível de risco associados à companhia. São fatores como informações sensíveis, discricionariedade do processo ou o impacto que aquela decisão pode ter sobre os negócios.
Assim, a diligência pode ser operada tanto em um processo prévio quanto contínuo, buscando garantir que as partes envolvidas continuem cumprindo leis e determinações importantes para aquela relação.
Por isso, na combinação das diligências, o objetivo é monitorar a relação, visto que, ainda que na diligência prévia não tenha sido encontrado nenhuma questão de risco relevante para barrar a negociação, esse cenário pode mudar. Esse monitoramento pode incluir revisões periódicas, feedbacks e outras mudanças relevantes.
Por que KYC e outras “Know Your” estão relacionadas com a diligência?
As nomenclaturas que começam com “Know Your’s” são importantes para um processo de categorização e organização da prática de diligência. No âmbito do compliance, elas tornaram populares como referência a categorias de práticas e procedimentos para conhecer os agentes com quem a empresa se relaciona.
Os 4 termos mais comuns são:
• KYC, que significa “Know Your Customer”, ou “Conheça Seu Cliente”;
• KYP, que significa “Know Your Partner” ou “Conheça Seu Parceiro”;
• KYE, que significa “Know Your Employee” ou “Conheça Seu Funcionário”;
• KYS, que significa “Know Your Supplier” ou “Conheça Seu Fornecedor”
Entenda melhor cada um deles:
KYC, “Know your costumer” ou “Conheça Seu Cliente”
O KYC se refere ao que é preciso saber sobre o seu cliente. É uma prática essencial, por exemplo, para instituições financeiras e outras empresas cujas atitudes dos clientes podem prejudicá-la de alguma forma.
O objetivo é justamente identificar esses clientes de forma apropriada, reduzindo riscos de que alguma atividade ilegal possa estar em curso e acabar envolvendo a organização no processo.
Isso acontece, por exemplo, nos casos de criminosos que utilizam contas laranja para realizar roubos por pix. Um dos procedimentos que torna difícil o rastreio do dinheiro é o envio do valor para várias contas diferentes, pulverizando a busca. Um banco que identifica que determinado cliente já esteve envolvido em casos semelhantes, tem a possibilidade de elaborar mecanismos de proteção para evitar que o ato se repita.
KYP, “Know Your Partner” ou “Conheça Seu Parceiro”
O KYP é o conhecimento necessário sobre os parceiros da empresa. Essa prática permite que as empresas realmente conheçam seus parceiros de negócios e evitem qualquer relação com organizações que possam ter sua ética ou integridade questionadas.
Esse processo também é essencial para garantir a segurança da empresa e o cumprimento de regulações e determinações de compliance. Com uma estrutura de conhecimento dos parceiros, é possível tvitar qualquer envolvimento com entidades ou atividades suspeitas ou ilegais.
KYE, “Know Your Employee” ou “Conheça Seu Funcionário”;
O KYE refere-se aos colaboradores e a necessidade de conhecê-los para evitar que a empresa possa ser usada para práticas ilícitas ou até se tornar vítima dessas atividades.
Uma das sugestões é, além da diligência prévia, realizar testes de integridade para entender o perfil de cada pessoa antes da contratação e analisar o risco apresentado.
KYS, “Know Your Supplier” ou “Conheça Seu Fornecedor”
O KYS é importante para empresas que dependem de seus fornecedores e podem ser prejudicadas caso ocorra alguma irregularidade na prestação do serviço ou entrega dos produtos. Essa análise está muito relacionada com a idoneidade da contratada em fornecer informações sobre origem dos produtos, por exemplo, ou suas práticas de sustentabilidade, relação com colaboradores e sua ética.
Um caso recente muito importante sobre a importância de conhecer os fornecedores foi a ação do Ministério do Trabalho que encontrou trabalhadores em situação análoga à escravidão em vinícolas da serra gaúcha, no Rio Grande do Sul. As marcas, que terceirizavam esse serviço, disseram não ter conhecimento da situação dos trabalhadores. Contudo, isso não retira delas o peso da participação no caso.
🟢 Para saber mais sobre esse caso específico, confira nosso artigo: Escravidão nas vinícolas reforçam a importância de conhecer parceiros comerciais
Qual a diferença entre due diligence e investigação para as empresas?
No contexto corporativo, apesar de estarem relacionadas, a due diligence e a investigação são formas diferentes de um mesmo processo de construção de inteligência. O objetivo das duas é realizar uma pesquisa estratégica importante que tem relação com os parâmetros de ética e integridade da empresa.
Na diligência, essa pesquisa pode ser feita antes da tomada de uma decisão ou como acompanhamento e busca avaliar a integridade e conformidade de parceiros, fornecedores ou colaboradores. Essa pesquisa em geral é feita em fontes automatizadas, com dados que estão disponíveis, mas que precisam ser encontrados e organizados.
Acontece que, em alguns casos, esse procedimento não é o suficiente, sendo necessário buscar outras informações para guiar a tomada de decisão. Nesse caso, quando as fontes são mais profundas e a pesquisa possui maior grau de complexidade, estamos falando de uma investigação.
Como estruturar um processo de due diligence?
O primeiro está em entender a importância da due diligence na estruturação do compromisso ético da empresa. Esse padrão de conduta deve guiar as decisões da empresa e, nesse processo, a diligência entra como uma prática capaz de conceder mais ferramentas para que a organização tome as melhores decisões nesse contexto.
Mas, esse compromisso também precisa ser integral. Outras ferramentas são fundamentais para guiar a cultura da empresa nessa direção. Como:
- Ter um código de ética, fundador do programa de integridade;
- Estabelecer políticas formais de análise e tomada de decsão;
- Ter práticas de monitoramento e auditoria;
- Investir em treinamentos para os colaboradores entenderem a importância do agir ético;
- Oferecer canais de denúncia para ser notificada sobre possíveis desvios;
- Comitê de ética para tomar decisões e ser responsável pelo projeto.
Quando uma empresa assume uma linha ética de atuação, ela promove uma melhora na sua operação ao evitar prejuízos financeiros oriundos de fraudes e, também, investe na qualidade de vida dos colaboradores.
Para concretizar esse direcionamento, é importante que a alta gestão entenda realmente essas necessidades e esteja disposta a participar da mudança.
Para continuar a discussão, entenda como a diligência e outros processos podem, por exemplo, ajudar advogados na estruturação de uma gestão de riscos.
👉 Confira: Como a tecnologia pode mudar a gestão de riscos para advogados
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